How to Stop Missing Deadlines? Please Follow our Telegram channel https://t.me/PlopAndreiCom ( @plopandreicom)
APPLY FOR THIS OPPORTUNITY! Or, know someone who would be a perfect fit? Let them know! Share / Like / Tag a friend in a post or comment! To complete application process efficiently and successfully, you must read the Application Instructions carefully before/during application process.
  1. Документооборот на предприятии, содержание и требования, предъявляемые к информации

 

Аспекты управленческой деятельности, которые являются общими для всех руководителей во всех организациях, гораздо менее очевидно, чем различия в их работе.

 

Суть управленческой деятельности.

How to Stop Missing Deadlines? Please Follow our Telegram channel https://t.me/PlopAndreiCom ( @plopandreicom)

В качестве убедительного примера, подтверждающего, что увидеть общее в работе всех руководителей довольно трудно, можно указать на суть управленческого труда, т.е. того, в чем состоит работа по управлению в повседневной практике. Большинство людей, в том числе и сами руководители-практики полагают, что рутинная работа начальника цеха не намного отличается от работы тех, кем он руководит. Это тем более кажется резонным, если принять во внимание, что они постоянно взаимодействуют и получают почти одинаковое вознаграждение за свою работу.

Но исследования показывают, что управленческая работа по сути своей очень сильно отличается от неуправленческой. И действительно, работа начальника цеха имеет гораздо больше общего с работой президента компании, чем с работой людей, которые находятся под его управлением. Комментируя это, Мицберг обобщивший более ранние исследования и проведший фундаментальное исследование по изучению труда пяти руководителей высшего звена, отмечает в своей книге “Природа управленческого труда”: “Почти всякая работа в обществе требует специализации и концентрации.

 

Станочники, овладев техникой изготовления какой-то детали на своем станке, могут потом в течение многих недель заниматься этой операцией, инженеры и программисты затрачивают порой месяцы на разработку какого-то моста или компьютерной программы, торговцы большую часть жизни проводят, продавая один и тот же вид продукции. Руководитель же не вправе ожидать такой однородности в своей работе. Скорее, характерным для него будет кратковременность, разнообразие и фрагментарность осуществляемой деятельности. Гест, согласно исследованиям которого мастера выполняют в среднем 583 различных операции по управлению в день, замечает:

“Интересно отметить, что характеристики     работы мастера, включающие разнообразие прерывистость в выполняемых действиях и их фрагментарность, диаметрально противоположны работе многих механиков-повременщиков, работа которых очень рационализирована, носит повторяющийся характер, не прерывается и выполняется в

постоянном, устойчивом, неизменном ритме движущегося конвейера.”

 

  Роли руководителя.

 

Касаясь содержания работы менеджера, Минцберг находит еще одну общую черту управленческой работы – роли руководителя. Роль, по его определению, является “набором определенных поведенческих правил, соответствующих конкретному учреждению или конкретной должности”. Точно так же, как герои в пьесе имеют свои роли, которые заставляют их вести себя определенным образом, менеджеры занимают определенные должности в качестве руководителей определенных организационных подразделений и именно это определяет их служебное поведение. “Отдельная личность может влиять на характер исполнения роли, но не на ее содержание. Так актеры, менеджеры и другие играют заранее предопределенные роли, хотя как личности могут давать собственную интерпретацию этих ролей”.

В своих работах Минцберг выделяет 10 ролей,         которые, по его мнению, принимают на себя руководители в разные периоды и в разной степени. Он классифицирует их в рамках трех крупных категорий: межличностные роли, информационные роли и роли по принятию  решений.

 

 

 

           

 

Роль

 

 

Описание

Характер деятельности по материалам обследования работы руководителей
  Межличностные роли  
 

Главный руководитель

 

Символический глава, в обязанности которого входит выполнение обычных обязанностей правового или социального характера

 

Церемониалы, действия, обязываемые положением, ходатайства

 

Лидер

Ответственный за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности Фактически все управленческие действия с участием подчиненных
 

 

Связующее звено

 

Обеспечивает работу саморазвивающейся сети внешних контактов и источников информации, которые предоставляют информацию и оказывают услуги

 

Переписка, участие в совещаниях на стороне, другая работа с внешними организациями и лицами

   

Информационные роли

 
 

 

Приемник информации

Разыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера, которую, понимая организации и внешние условия, успешно использует в интересах своего дела; выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающего в организацию Обработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки)
 

Распространитель информации

Передает информацию, полученную из внешних источников или от других подчиненных, членам организации; часть этой информации носит чисто фактический характер, другая требует интерпретации отдельных фактов для формирования взглядов организации Рассылка почты по организациям с целью получения информации, вербальные контакты для передачи информации подчиненным (обзор, беседы)
 

Представитель

 

Передает информацию для внешних контактов организации относительно планов, политики, действий, результатов работы организации, действует как эксперт по вопросам данной отрасли

 

Участие в заседаниях, обращение через почту, устные выступления, включая передачу информации во внешние организации и другим лицам

 

Предпренематель

 

Изыскивает возможности внутри самой организации и за ее пределами, разрабатывает и запускает “проекты по совершенствованию”, приносящие

изменени,контролирует разработку определенных проектов

 

Участие в заседаниях с обсуждением стратегии, обзоры ситуации, включающие инициирование или разработку проектов усовершенствова-

ния деятельности

 

Ведущий переговоры

 

Ответственный за представительство организации на всех значительных и важных переговорах

 

Ведение переговоров

 

Устраняющий нарушения

Отвечает за корректировочные действия, когда организация оказывается перед необходимостью важных и неожиданных нарушений Обсуждение стратегических и текущих вопросов, включая проблемы и кризисы

 

 

В таблице представлена такая типизация ролей и приводятся примеры для каждой роли. Как указывает Минцберг, роли не могут быть независимы одна от другой. Наоборот они взаимозависимы и вазимодействуют для создания одного целого. Межличностные роли вытекают из полномочий и статуса руководителя в организации и охватывают его сферу взаимодействий с людьми. Эти межличностные роли могут сделать руководителя пунктом сосредоточения информации, что дает ему возможность и одновременно заставляет его играть информационные роли, и действовать в качестве центра обработки информации. Принимая на себя межличностные и информационные роли, руководитель способен играть роли, связанные с принятием решений: распределение ресурсов, улаживание конфликтов, поиск возможностей для организации.

 

Все эти 10 ролей, взятые вместе определяют объем и содержание работы менеджера, независимо от  характера конкретной организации.

Например, заведующий секцией магазина  каждый день взаимодействует с продавцами.

Они приходят к заведующему для получения специального инструктажа о запросах и нуждах клиента, для решения своих проблем, связанных с работой, а часто просто пообщаться.

Заведующий получает большой объем информации о том, как работают секции. Например, в отношении высказывания клиентов о товарах, информация, по большей части, не может быть получена из формальных источников, таких, например, как отчет о проданной продукции. Информация помогает руководителю принимать правильные решения для урегулирования существующих или потенциальных проблем. И когда заведующий или руководитель низового звена видится с управляющим магазина, он передает своему начальнику особенно важные части информации. Они-то и обеспечивают основу для управленческих решений на более высоком уровне.

 

В  современных   условиях рыночной экономики   важным   фактором  стало   информационное   обеспечение,   которое   состоит   в   сборе   и   переработке   информации,   необходимой   для   принятия   обоснованных  управленческих   решений.   Передача   информации   о   положении   и   деятельности   предприятия   на   высший   уровень   управления   и   взаимный   обмен   информацией   между   всеми   взаимными   подразделениями  фирмы   осуществляются  на   базе  современной   электронно-вычислительной   техники   и   других   технических   средствах   связи.

В   деятельности   коммерческих   структур,   представляющих   собой   комплексы    большого   числа   повседневно   связанных   и   взаимодействующих   предприятий,   передача   информации   является   первостепенным   и   непременным   фактором   нормального   функционирования   данной   структуры.   При   этом   особое   значение   приобретает   обеспечение   оперативности   и   достоверности   информации.   Для   многих   фирм   внутрифирменная   система   информации   решает   задачи   организации   технологического   процесса   и   носит   производственный   характер.    Это   касается   прежде   всего   процессов   обеспечения   предприятий   кооперированной   продукцией,   поступающей    со   специализированных  предприятий   по   внутрифирменным   каналам.   Здесь   информация   играет   важную   роль   в   предоставлении   сведений   для   принятия   управленческих   решений   и   является    одним   из   факторов,   обеспечивающих   снижение   издержек   производства   и   повышение   его  эффективности.

Информация   служит  основой   для   подготовки   соответствующих   докладов,   отчетов,  предложений   для   выработки   и   принятия   соответствующих   решений.

Содержание любой информации   определяется   потребностями   управленческих   звеньев   и   вырабатываемых   управленческих   решений.   К   информации   предъявляются   определенные   требования:

— по   объекту   и   качеству — краткость   и   четкость  формулировок,   своевременность   поступления;

— по   целенаправленности — удовлетворение   конкретных   потребностей;

— по   точности  и   достоверности — правильный   отбор   первичных   сведений,   оптимальность   систематизации   и   непрерывность   сбора   и   обработки   сведений.

Popular Posts: Best Crypto Savings Accounts For Earning Interest

How to Stop Missing Deadlines? Follow our Facebook Page and Twitter !-Jobs, internships, scholarships, Conferences, Trainings are published every day!