Noţiunea de „ceremonial”, prin care se înţelege respectarea strictă a anumitor formalităţi, este utilizată pe larg în practica diplomatică. Bazat pe tradiţii şi specificul naţional, ceremonialul creează cadrul şi atmosfera în care urmează să se desfăşoare raporturile dintre state şi, în legătură cu aceasta, are un rol foarte important în relaţiile internaţionale, oferind fiecărui participant prerogativele, privilegiile şi imunităţile la care are dreptul. Protocolul codifică şi introduce în practică regulile care guvernează ceremonialul, urmărind cu stricteţe respectarea acestora. În diplomaţia bizantină noţiunea de “protocol” însemna prima parte a unui act oficial, în care se enumerau într-o anumită ordine participanţii, în etapa actuală prin noţiunea de „protocol” se înţelege totalitatea de reguli în conformitate cu care în fiecare stat reprezentanţii oficiali guvernează ordinea şi procedura diverselor ceremonii diplomatice. Ceremonialul şi protocolul garantează egalitatea în drepturi a naţiunilor, permiţând fiecăreia din ele să-şi exercite aceste drepturi în mod nestingherit. Ceremonialul şi protocolul impun curtoazia, care guvernează raporturile dintre oameni, ca persoane fizice, şi raporturile dintre reprezentanţii statelor, ca persoane oficiale. Este cunoscută atenţia pe care o acordă guvernele şi oficialităţile pregătirii marilor reuniuni internaţionale şi în ce măsură rezultatele pregătirii anterioare condiţionează reuşita acestora. Grija manifestată de către oficialităţi pentru a da „lustru” recepţiei unui şef de stat sau de guvern, ceremoniei semnării unui tratat sau acord internaţional, celebrării unui eveniment important indică nivelul la care două sau mai multe guverne doresc să prezinte stadiul relaţiilor existente între ele şi direcţia în care se doreşte evoluarea acestora. Ceremonialul şi protocolul guvernează negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a actelor internaţionale, determinând locul fiecăruia conform ierarhiei politice şi administrative şi asigurând posibilităţile de a se folosi de prerogativele, privilegiile şi imunităţile de care au dreptul să beneficieze; Protocolul asigură reprezentanţilor permanenţi şi temporari ai statelor străine imunităţile care le permit să-şi îndeplinească fără obstacole, misiunea, precum şi prerogativele care le garantează respectul autorităţilor şi al populaţiei. Protocolul pune problema regulilor care determină ordinea de precădere între diplomaţii acreditaţi, rezolvă situaţiile de conflict care apar în legătură cu drepturilor şi imunităţilor lor, impune reguli de etichetă şi comportament, indici_ţinuta vestimentară, aprobă regulamentele şi modelele privind corespondenţa oficială şi personală etc, etc. Regulile de protocol sunt destinate întreţinerii relaţiilor normale între state şi reprezentanţii lor în străinătate. Respectarea regulilor de protocol este obligatorie pentru reprezentanţii diplomatici şi orice încălcare sau abatere de la „codul local protocolar” poate fi calificată ca intenţionată, ce duce inevitabil la înăsprirea sau chiar înrăutăţirea relaţiilor. Nerespectarea intenţionată a anumitor reguli de protocol era uneori folosită ca formă de protest în situaţii de rivalitate politică internaţională. Este cunoscut cazul cu sultanul Turciei, care nu dorea să recunoască împărţirea Poloniei efectuată de către Rusia, Prusia şi Austria. Pentru a accentua acest fapt, serviciul protocol al sultanului a zămislit o procedură specială, utilizată destul de des în Orient: la recepţiile care erau organizate pentru corpul diplomatic fiecare ambasador se apropia de tron să-l salute pe sultan, salutul fiindu-i anticipat de către şambelan prin anunţarea denumirii ţării acestuia, titlului şi rangului diplomatic. Când venea rândul ambasadorului polonez, neapropiindu-se nimeni (cu toate că ambasadorul polonez se afla în sală), şambelanul anunţa pentru audienţă: „Ambasadorul a fost plecat la plimbare şi s-a reţinut din cauza ninsorii”. Acest anunţ era făcut indiferent de anotimp. Ceremonialul şi protocolul diplomatic sunt strâns legate de viaţa internaţională şi influenţează în mod direct dezvoltarea ei liberă şi armonioasă. Doar prin cunoaşterea şi respectarea cerinţelor de protocol şi curtoazie vom putea obţine o înţelegere şi o stimă în plan internaţional.