DOCUMENTELE DE EXPRIMARE A STRUCTURII ORGANIZATORICE A UNEI FIRME

1. R.O.F.-ul
Reprezintă documentul ce realizează reprezentarea, cuprinzătoare şi detaliată, a structurii organizatorice a fimrei. R.O.F. –ul descrie mecanismul de funcţionare a firmei prin:
• stabilirea atribuţiilor fiecărui departament;
• precizarea sarcinilor, competenţelor, responsabilităţilor tuturor funcţiilor existente în companie.
Relaţiiile organizatorice sunt reflectate prin diagrame de relaţii.

Un ROF este alcătuit din mai multe părţi:
I. Organizarea şi funcţionarea firmei, care cuprinde:
a. dispoziţii generale ce se referă la:
– baza legală a constituirii şi funcţionării firmei;
– obiectul şi domeniul de activitate;
– tipul firmei.
b. structura organizatorică – enumerarea în ordine descrescătoare a nivelelor ierarhice şi a subdiviziunilor organizatorice (compartimente, birouri, serviciile) ce le compun.
II. Atribuţiile firmei;
III. Conducerea firmei:
a. atribuţiile AGA;
b. atribuţiile Consiliului de Administraţie;
c. atribuţiile conducerii executive (Comitetul de Direcţie şi directorii executivi) şi responsabilităţile fiecărui organ;
IV. Compartimentele funcţionale şi de producţie:
a. se procedează la o descriere de detaliu a compartimentelor firmei şi a funcţionilor încorporate în fiecrare din ele;
b. se descriu compartimentele în ordinea succesiunii lor în organigramă – compartimentele se grupează pe module portivit subordonării lor faţă de directori (compartimentele subordonte directorului de marketing, de producţie, economic, etc.);
c. se precizează atribuţiile fiecăui compartiment din stuctura funcţională şi din cea operativă, şi se ilustrează prin diagrama de relaţii.
ROF îndeplineşte un dublu rol:
1. rolul de stabilire, precizare a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor pentru organele colective de conducere şi pentru directori, precum şi pentru celelaltate funcţii de conducere şi pentru diferite compartimente şi funcţii de execuţie;
2. rolul de a oferi posibilitatea cunoaşterii, de către fiecare salariat, a atribuţiilor şi sarcinilor specifice compartimentului în care lucrează şi relaţiile cu celelate compartimente din cadrul structurii.

2. Fişa postului – este un document important al ROF-ului, ce cuprinde:
• denumirea postului;
• obiectivele individuale ale postului;
• compartimentul în care este cuprins;
• cerinţele specifice ale postului (studii, vechime, vârsta, aptitudinile, deprinderile, calităţile);
• relaţiile cu alte posturi (ierarhice, funcţionale, de cooperare, de reprezentare);
• sarcinile, autoritatea şi responsabilităţile fiecărui post.
Este nevoie ca fiecare fişă de post să fie revăzută periodic şi adaptată în funcţie de obiectivele generale ale firmei.

3. Organigrama – este o reprezentare grafică a structurii organizatorice a firmei.
De obicei, este constituită din căsuţe dreptunghiulare – care reprezintă compartimentele sau posturile de conducere şi linii – care definesc relaţiile organizatorice dintre părţile componenta ale structurii (posturile şi compartimentele).
Organigrama este o anexă la ROF şi îndeplineşte un dublu rol:
1. rolul de instrument pasiv – de vizualizare, de reprezentare schematică a structurii organizatorice;
2. rolul de instrument activ – de analiză a modului de proiectare.

În funcţie de sfera de cuprindere organigramele pot fi:
• generale sau de ansamblu – ilustrează structura organizatorică a firmei în ansamblu;
• parţiale – redau în detaliu componenţa organizatorică a unor subunităţi ale firmei.

După forma reprezentării organigramele pot fi:
• piramidale;

• ordonate de la stânga la dreapta;

• circulare.

Este necesar ca între structura de organizare şi organigramă să nu se pună semnul de egalitate.
Organigrama nu reprezintă decât desenul structurii.
Organigrama structurală reprezintă un alt concept, mult mai amplu, cu mult mai multe nuanţe, iar organigrama trebuie adaptată în timp, în funcţie de factorii prezentaţi anterior.
Structura de organizare nu este fixă