PROCESUL DE ELABORARE SI ANALIZA A STRUCTURII ORGANIZATORICE. ETAPE

Procesul de elaborare si analiza a structurii organizatorice parcurge cinci etape:
1) Analiza obiectivelor firmei – se axeaza pe analiza obiectivelor fundamentale si derivate. Astfel se contureaza continitul si importanta fiecarei functiuni a firmei si continutul functiilor managementului. Tot acum se face si o investigare referitoare la produsele, lucrarile si serviciile care se produc si se comercializeaza.
2) Definirea activitatii necesare si stabilirea continutului lor. In principal, se urmareste stabilirea activitatilor care se vor desfasura in cadrul firmei pentru realizarea obiectivelor deja conturate. Pentru aceasta se determina pentru fiecare activitate:
 principalele atributii si sarcini care urmeaza a fi realizate;
 sistemul informational corespunzator.
3) Alcatuirea compartimentelor – se realizeaza grupul compartimentelor de manageri si se reglementeaza raportul dintre ele. Trebuie avute in vedere urmatoarele criteii:
 compartimentele cele mai importante vor fi subordonate managerului general;
 prevenirea aparitiei discrepantelor intre ponderile ierarhice prin asigurarea responsabilitatilor corecte, a competentelor, sarcinilor si responsabilitatilor intre conducatorii firmei;
 scurtarea comunicarilor prin introducerea formelor de comunicare orala.
In cadrul acestei etape se precizeaza principalii factori de influenta pentru fiecare activitate si se determina volumul de munca necesar. In functie de acest volum de munca se stabileste numarul de persoane necesar si structurarea acestuia pe fiecare activitate.
La constituirea compartimentului trebuie tinut cont de urmatoarele aspecte:
 personalul necesar pentru fiecare activitate;
 normele de compartimentare pentru personal;
 necesitatile si posibilitatile de grupare a activitatilor.
4) Stabilirea propri-zisa a structurii organizatorice – se au in vedere principiile de fundamentare a structurii organizatorice si cerintele de rationalitate si economicitate.
Se incepe cu plasarea compartimentelor in cadrul structurii organizatorice si se determina legatura dintre ele. Urmeaza conturarea fluxurilor informationale si precizarea competentelor decizionale si a responsabilitatilor.
Se alege tipul de structura organizatorica care va fi adoptat. Se elaboraza Regulamentul de Organizare si Functionare si fisele postului (anexe la ROF).
5) Evaluarea structurii organizatorice – se realizeaza intr-o dubla forma:
a) evaluarea functionalitatii structurii organizatorice;
b) evaluarea laturii constructive a structurii organizatorice.
a) Pentru evaluarea functionalitatii structurii organizatorice este necesar o analiza calitativa urmarindu-se urmatoarele aspecte:
 determinarea gradului in care structura organizatorica stabilita corespunzator cu obiectivele activitatii firmei;
 evidentierea capacitatii structurii organizatorice de a acoperi necesitatile de functionare ale firmei in concordanta cu cerintele preconizate;
 constatarea gradului de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificarile intervenite in exteriorul ei.
b) Pentru evaluarea laturii constructive a structurii organizatorice se are in vedere latura constructiva a structurii organizatorice si urmareste cateva aspecte:
 numarul de compartimente;
 numarul de niveluri ierarhice;
 ponderea ierarhica pentru fiecare functiune, compartiment si activitate.
Dupa elaborarea structurii organizatorice trebuie sa se tina seama de maodificarile care apar, structura organizatorica nefiind o alcatuire date o data pentru totdeauna; ea trebuie revazuta periodic si adaptata la modifivcarile intervenite avand loc revizuirea, actualizarea structurii organizatorice.